Rechnung raus, Geld rein —
ohne dass Ihr Team einen Umschlag anfasst.
Von der freigegebenen Abrechnung bis zum Zahlungseingang auf Ihrem Konto: Doctario automatisiert Versand, Zahlungsüberwachung und Mahnwesen — digital, per Post oder vor Ort.
Warum das wichtig ist
Die Rechnung ist kodiert. Und dann?
In vielen Kliniken und Praxen beginnt nach der Kodierung ein manueller Prozess aus Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden. Rechnungen liegen Wochen auf dem Stapel, Zahlungseingänge werden manuell abgeglichen, Mahnungen vergessen.
Verzögerung kostet Liquidität
Rechnungen, die Wochen nach der Behandlung versendet werden, verzögern den Zahlungseingang um Monate. Bei steigenden Zinsen wird das zum echten Kostenfaktor.
Manueller Aufwand bindet Personal
Drucken, Kuvertieren, Frankieren, Versandlisten pflegen, Zahlungseingänge abgleichen, Mahnungen schreiben — all das bindet Mitarbeitende, die an anderer Stelle fehlen.
Kein Überblick über offene Posten
Wer hat gezahlt, wer nicht? Ohne System werden Mahnfristen verpasst, Rechnungen vergessen und Inkasso-Fälle zu spät erkannt — stille Verluste, die sich summieren.
Drei Wege, ein System
Flexible Zustellung — digital, per Post oder vor Ort.
Nicht jeder Patient will seine Rechnung per E-Mail. Nicht jede Klinik will auf Papier verzichten. Doctario bietet alle drei Versandwege aus einem System — pro Patient individuell wählbar.
Digitaler Versand per E-Mail
Die Rechnung wird als verschlüsselte PDF versendet. Das Passwort ist das Geburtsdatum des Patienten — alternativ per SMS zustellbar. DSGVO-konform, sofort beim Patienten.
Ideal für: Privatpatienten mit E-Mail-Adresse, internationale Patienten, hohe Rechnungsvolumina.
Automatischer Postversand
Für Patienten ohne digitale Präferenz wird die Rechnung automatisch gedruckt, kuvertiert und frankiert — ohne dass Ihr Team einen Umschlag anfasst. Versandstatus jederzeit nachvollziehbar.
Ideal für: Ältere Patienten, Kliniken mit gemischter Patientenstruktur.
Ausdruck vor Ort
Rechnungen können direkt in der Praxis oder Klinik ausgedruckt und dem Patienten mitgegeben werden — zum Beispiel bei Entlassung oder nach einem ambulanten Eingriff.
Ideal für: Sofort-Selbstzahler, internationale Patienten vor Heimreise, ambulante Behandlungen.
Auf jeder Rechnung
Zwei QR-Codes, die Ihren Alltag verändern.
Jede Doctario-Rechnung enthält zwei QR-Codes — einen für die Zahlung, einen für Rückfragen. Klingt simpel, hat aber massive Auswirkungen auf Zahlungsgeschwindigkeit und Personalbelastung.
Zahlungs-QR-Code
Der Patient scannt den Code mit seiner Banking-App. Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind vorausgefüllt — kein Tippfehler, kein falscher Betrag, kein vergessener Verwendungszweck. Die Zahlung landet direkt auf Ihrem Konto. Nicht auf einem Doctario-Konto. Auf Ihrem.
Rückfragen-QR-Code
Der zweite QR-Code führt den Patienten ins verschlüsselte Doctario-Patientenportal. Dort können Fragen zur Rechnung gestellt und KI-gestützt beantwortet werden — ohne dass Ihr Praxistelefon klingelt. Das Ergebnis: Weniger Anrufe, schnellere Klärung, zufriedenere Patienten.
Volle Kontrolle über Ihre Kontoverbindung
Sie entscheiden, ob Patientenzahlungen auf Ihr eigenes Konto eingehen oder ob Doctario ein Treuhandkonto stellt. Doctario hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihr Geld — der Zahlungsabgleich erfolgt ausschließlich mit Leserechten über FinAPI oder per PDF-Kontoauszug-Upload. Kein Schreibzugriff, kein Insolvenzrisiko.
Nach dem Versand
Vom Zahlungseingang bis zum Inkasso — automatisch.
Die Rechnung ist versendet. Ab jetzt überwacht Doctario den Zahlungseingang und handelt, wenn eine Zahlung ausbleibt — ohne dass Ihr Team eingreifen muss.
Zahlungsüberwachung
Doctario gleicht Zahlungseingänge automatisch ab — über FinAPI oder per PDF-Kontoauszug-Upload. Eingehende Zahlungen werden automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet, über den QR-Code-Verwendungszweck. Kein manueller Abgleich.
Zahlungserinnerung
Bleibt eine Zahlung aus, versendet Doctario automatisch eine freundliche Zahlungserinnerung — per E-Mail oder Post, je nach Patientenpräferenz. Nach 30 Tagen.
Mahnung
Bei weiterem Ausbleiben greift ein mehrstufiger Mahnprozess. Die Mahnstufen und Fristen sind konfigurierbar — Sie bestimmen, wie schnell und bestimmt eskaliert wird.
Inkasso-Übergabe
Wird die Rechnung nicht beglichen, erfolgt die Übergabe an unseren Inkasso-Partner — kostenfrei für Sie. Keine zusätzlichen Gebühren, kein Verwaltungsaufwand.
Aus der Praxis
Rechnung bei Entlassung — nicht vier Wochen später.
Internationale Patienten reisen nach der Behandlung heim. Wenn die Rechnung erst Wochen später kommt, ist die Zahlungsbereitschaft gering und das Mahnverfahren im Ausland aufwändig bis aussichtslos.
Mit Doctario kann die Rechnung innerhalb von Sekunden nach Abschluss der Behandlung erstellt werden. Der Patient erhält sie noch vor Ort — per Ausdruck oder digital auf sein Handy. Der QR-Code ermöglicht die sofortige Zahlung, noch bevor er das Klinikum verlässt.
Alles am selben Tag
Der Unterschied
Was sich konkret ändert.
Rechnungsversand dauert Tage bis Wochen
Versand am Tag der Freigabe — digital in Sekunden
Drucken, Kuvertieren, Frankieren von Hand
Automatischer Druckversand — kein Umschlag anfassen
Zahlungseingang manuell prüfen (Excel, Kontoauszüge)
Automatischer Abgleich über FinAPI oder PDF-Kontoauszug-Upload
Mahnungen manuell schreiben und versenden
Mehrstufiges Mahnwesen automatisch konfigurierbar
Inkasso selbst organisieren und bezahlen
Kostenfreie Inkasso-Übergabe an Partner
Verwendungszweck-Chaos bei Überweisungen
QR-Code-Zahlung mit vorausgefüllten Daten
Schluss mit Drucken, Kuvertieren, Frankieren.
Lassen Sie uns in 30 Minuten zeigen, wie Doctario Ihren Rechnungsversand automatisiert — vom Klick bis zum Zahlungseingang.
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