Abrechnen ohne Papier: Was Arztpraxen und Pflegedienste voneinander lernen können

Arztpraxen rechnen nach der GOÄ ab, Pflegedienste nach dem SGB XI. Die Regeln haben fast nichts gemeinsam. Trotzdem verlieren beide Seiten an denselben Stellen Geld: an formalen Fehlern zwischen Leistung und Zahlung. Ein Vergleich zeigt, was Praxen von der Pflege lernen können und umgekehrt.

Zwei Schreibtische, ein Problem

Freitagnachmittag in einer internistischen Praxis. Das Praxisteam geht die offenen Privatrechnungen durch. Drei Patienten haben nach sechs Wochen noch nicht bezahlt. Bei einem vierten hat die private Krankenversicherung den Steigerungsfaktor beanstandet, jetzt wartet der Patient auf eine Begründung.

Zur selben Zeit sitzt drei Straßen weiter der Inhaber eines Betreuungsdienstes vor seiner Monatsabrechnung. Zwei Leistungsnachweise sind nicht unterschrieben. Bei einer Klientin fehlt die Abtretungserklärung und eine Pflegekasse hat die Rechnung vom Vormonat zurückgeschickt.

Beide haben ihre Leistung längst erbracht. Beide warten auf ihr Geld und in beiden Fällen liegt es nicht an der Leistung, sondern am Papier. Wer die Abrechnung der anderen Seite kennt, sieht die eigene mit anderen Augen.

So rechnet ein Pflegedienst ab

Ein ambulanter Pflege- oder Betreuungsdienst stellt den größten Teil seiner Rechnungen nicht dem Klienten, sondern dessen Pflegekasse. Grundlage ist das Elfte Sozialgesetzbuch (SGB XI). Drei Leistungen kommen im Alltag am häufigsten vor:

• Pflegesachleistung (§ 36 SGB XI): körperbezogene Pflege, Betreuung und Hilfe im Haushalt durch einen zugelassenen Pflegedienst, ab Pflegegrad 2.

• Verhinderungspflege (§ 39 SGB XI): Ersatz, wenn ein pflegender Angehöriger ausfällt, etwa durch Urlaub oder Krankheit.

• Entlastungsbetrag (§ 45b SGB XI): 131 € im Monat ab Pflegegrad 1 (Stand Oktober 2026) für Unterstützung im Alltag, zum Beispiel Begleitung zum Arzt, Betreuung oder Hilfe im Haushalt. Die Kasse zahlt den Betrag nicht aus, sondern erstattet ihn gegen Nachweis.

Abrechnen darf nur, wer dafür zugelassen ist. Pflegedienste brauchen einen Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen. Betreuungsdienste brauchen eine Anerkennung nach Landesrecht (§ 45a SGB XI) und die wirkt nicht rückwirkend. Dazu kommt ein Institutionskennzeichen (IK) der ARGE IK. Es steht auf jeder Rechnung an die Kasse.

Der Monat läuft dann immer gleich ab. Der Mitarbeiter dokumentiert jeden Einsatz. Der Klient bestätigt ihn mit seiner Unterschrift auf dem Leistungsnachweis. Am Monatsende geht je Klient eine Rechnung an die Pflegekasse.

Was auf diese Rechnung gehört, regelt § 105 SGB XI: Art, Menge und Preis jeder Leistung, Tag und Uhrzeit, die Versichertennummer des Klienten und das Kennzeichen des Dienstes. Die Unterlagen müssen maschinenlesbar sein. Ist der Dienst an die Telematikinfrastruktur angebunden, übermittelt er sie ausschließlich elektronisch. Wie das für den Entlastungsbetrag Schritt für Schritt aussieht, zeigt diese Anleitung: So rechnen Betreuungsdienste den Entlastungsbetrag ab.

Drei Unterschiede zur GOÄ-Abrechnung

1. Wer die Rechnung bekommt

Die Praxis stellt die GOÄ-Rechnung direkt an Privatpatienten und Selbstzahler. Privatpatienten zahlen und holen sich das Geld von ihrer privaten Krankenversicherung oder der Beihilfe zurück. Selbstzahler tragen die Kosten selbst, etwa bei individuellen Gesundheitsleistungen. In der Pflege geht es meist direkt: Bei der Sachleistung rechnet der Dienst ohnehin mit der Kasse ab. Beim Entlastungsbetrag tritt der Klient seinen Erstattungsanspruch per Abtretungserklärung an den Dienst ab. Der Dienst rechnet dann selbst mit der Pflegekasse ab, der Klient zahlt nur den Teil, den die Kasse nicht übernimmt.

2. Wie die Rechnung reist

Die GOÄ-Rechnung geht an einen Menschen, auf Papier oder digital. Die Pflegerechnung geht an eine Kasse, die sie nach festen Datenformaten prüft. Eine fehlende Angabe fällt dort sofort auf und die Rechnung kommt zurück.

3. Wer das Ausfallrisiko trägt

Die Praxis hängt an der Zahlungsmoral ihrer Privatpatienten und Selbstzahler, bei Privatpatienten mittelbar auch an deren Versicherung. Für den Pflegedienst ist der Kassenanteil sicher, sofern die Unterlagen stimmen. Offen bleibt nur der Eigenanteil des Klienten.

Woran Zahlungen scheitern

In der Praxis entzündet sich der Streit meist am Steigerungsfaktor. Wer über den Schwellenwert geht, muss das nach § 12 Abs. 3 GOÄ schriftlich, verständlich und nachvollziehbar begründen. Wann eine Steigerung geboten ist und wie die Begründung aussehen sollte, zeigt unser Leitfaden zu den GOÄ-Steigerungsfaktoren.

Fehlt die Begründung oder bleibt sie allgemein, kürzt die PKV ihre Erstattung an den Patienten. Das betrifft zunächst nur das Verhältnis zwischen Patient und Versicherung: Ist die Rechnung korrekt und ausreichend begründet, bleibt der Honoraranspruch der Praxis bestehen, denn der Behandlungsvertrag besteht zwischen Arzt und Patient. In der Realität zahlt der Patient trotzdem oft nur den erstatteten Teil und wartet ab. Dazu kommen Ziffernkombinationen, die sich gegenseitig ausschließen.

In der Pflege sind es andere Fehler, aber derselbe Typ. Die häufigsten Gründe, warum eine Pflegekasse eine Rechnung zurückweist:

• Die Abtretungserklärung fehlt, ist abgelaufen oder liegt nicht auf dem Formular der Kasse vor.

• Der Leistungsnachweis trägt keine Unterschrift des Klienten.

• Die Versichertennummer oder der Pflegegrad stimmt nicht.

• Das Budget des Klienten ist erschöpft, weil er es auch bei einem anderen Anbieter nutzt.

• Die Leistung liegt außerhalb dessen, wofür der Dienst anerkannt ist, etwa Gartenarbeit.

Selbst wenn alles stimmt, dauert es. Nach Erfahrungswerten anerkannter Anbieter zahlen die meisten Pflegekassen zwei bis sechs Wochen nach Eingang vollständiger Unterlagen. Bei Rückfragen können es acht Wochen werden.

Der gemeinsame Nenner beider Seiten: Fast keine Ablehnung ist ein inhaltlicher Streit über die Leistung. Es sind formale Fehler und die lassen sich vermeiden.

Was beide Seiten voneinander lernen können

Was Praxen von der Pflege übernehmen können

Den Nachweis im Moment der Leistung festhalten. Viele Betreuungsdienste lassen den Klienten den Einsatz direkt am Ende bestätigen, oft digital auf dem Smartphone des Mitarbeiters. Der Nachweis entsteht dort, wo die Leistung stattfindet, und nicht Wochen später im Büro. Für die Praxis heißt das: Die Begründung für einen erhöhten Steigerungsfaktor gehört in die Dokumentation der Behandlung. Beim Rechnungslauf lässt sie sich kaum noch sauber rekonstruieren.

Monatlich abrechnen statt sammeln. Pflegedienste rechnen jeden Monat ab. Kleinere Rechnungen sind schneller geprüft und der Zahlungseingang wird planbar. Wer Privatrechnungen über ein Quartal sammelt, finanziert seinen Patienten drei Monate lang die Behandlung vor.

Den Eigenanteil vorher ansprechen. Gute Betreuungsdienste rechnen dem Klienten vor Vertragsbeginn vor, welcher Betrag nach der Kassenleistung bei ihm bleibt. Die Rechnung im zweiten Monat ist dann keine Überraschung. Für Arztpraxen ist das nicht nur guter Stil, sondern in vielen Fällen Pflicht: Weiß der Arzt, dass eine vollständige Übernahme der Kosten durch einen Dritten nicht gesichert ist, oder gibt es dafür hinreichende Anhaltspunkte, muss er den Patienten vor Beginn der Behandlung in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren (§ 630c Abs. 3 BGB). Das betrifft etwa Leistungen, bei denen absehbar ist, dass die PKV nicht alles erstattet.

Was Pflegedienste von Praxen übernehmen können

Die Abrechnung nicht nebenbei machen. Viele Arztpraxen geben ihre Privatabrechnung seit Jahrzehnten an Verrechnungsstellen ab. In vielen Pflege- und Betreuungsdiensten erledigt der Inhaber die Abrechnung noch selbst, abends nach dem Dienst. Fehler entstehen genau dort.

Jede Position verständlich beschreiben. Eine gute GOÄ-Rechnung lässt keine Frage offen. Ein Leistungsnachweis mit „Begleitung zum Facharzttermin, 2,5 Std.“ ist für die Kasse leichter zu prüfen als einer mit „Betreuung“.

Ein festes Mahnwesen für den Eigenanteil. Praxen erinnern nach festen Fristen. In der Pflege bleibt der Eigenanteil oft liegen, weil der Klient vertraut ist und niemand mahnen will. Ein fester Ablauf nimmt die persönliche Note aus der Erinnerung.

Ausblick: Beide Seiten werden digitaler

Auf beiden Seiten stehen Reformen an. Für Praxen ist es die neue GOÄ: Die Bundesärztekammer hält ein Inkrafttreten zum 1. Januar 2028 für möglich. Erlassen muss die neue Gebührenordnung allerdings die Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates.

In der Pflege hat das Bundeskabinett am 30. September 2026 den Entwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes (PNOG) beschlossen. Danach soll ab 2027 ein Sozialraumbudget von 175 € im Monat für die Pflegegrade 2 bis 5 den Entlastungsbetrag ersetzen. In Pflegegrad 1 soll der Entlastungsbetrag ersatzlos entfallen. Das parlamentarische Verfahren läuft noch, Änderungen sind möglich.

Gleichzeitig rücken Praxis und Pflege technisch zusammen. Pflegeeinrichtungen sind inzwischen an die Telematikinfrastruktur angebunden. Damit können Arztpraxis und Pflegedienst Informationen über KIM austauschen, statt zu faxen. Auch der Leistungsnachweis wird schrittweise elektronisch und mit ihm die ganze Kette von der Leistung bis zur Zahlung.

Fazit

Arztpraxis und Pflegedienst rechnen nach völlig verschiedenen Regeln ab. Sie verlieren ihr Geld aber an denselben Stellen: an fehlenden Unterschriften, dünnen Begründungen und Rechnungen, die zu lange liegen. Wer den Nachweis im Moment der Leistung festhält, monatlich abrechnet und vor dem Versand prüft, bekommt sein Geld schneller. Das gilt in der Praxis genauso wie in der Pflege.